Officemanager. Officiële taken

In kantoor "Office Manager" de meerderheidwerkgevers zien een werknemer die een vrij breed scala aan verantwoordelijkheden vervult. Het doel van het introduceren van deze eenheid in de personeelstabel is om te zorgen voor een ononderbroken werking van het kantoor of zelfs meerdere diensten die hiervoor verantwoordelijk zijn. Als u geen gewone secretaresse nodig heeft, oproepen beantwoordt, e-mail en bezoekers ontvangt, dan is de officemanager natuurlijk de manager, omdat deze werknemer bepaalde bevoegdheden en autoriteit nodig heeft. Zonder dit zal hij niet in staat zijn om de taken die aan hem zijn opgedragen daadwerkelijk uit te voeren.

Als onderdeel van zijn hoofdtaak, de lijst vanDe taken die een officemanager moet uitvoeren, moeten minstens vijf gebieden bestrijken. Tegelijkertijd moet worden begrepen dat het kantoor niet een kamer is waar de chef zit, maar een plaats waar nog administratieve en leidinggevende functies worden vervuld. Daarom zal de kwaliteit en timing van de implementatie afhangen van hoe het werk van de officemanager zal worden gebouwd.

Beheerstaken. Ze omvatten het plannen van het werk van het kantoor, het organiseren van de structuur, het beheren van werknemers, het introduceren van een bedrijfscultuur, het ontwikkelen van een beleid van communiceren met tegenpartijen en het toezicht houden op de naleving ervan.

Administratieve functies. Ze omvatten de organisatie van kantoorwerk, het aangaan van relaties tussen diensten, de verdeling van kantoorruimte tussen werknemers.

Zakelijke verantwoordelijkheden. De officemanager moet de aankoop van kantoorapparatuur, kantoorbenodigdheden, huishoudelijke apparatuur organiseren. Daarnaast moet hij zorgen voor de schoonmaak van kantoorruimte, onderhoud van kantoorapparatuur, tijdige betaling van energierekeningen, huur, etc.

Controletaken. Dit activiteitengebied omvat het uitvoeren van audits, audits, inventarisatie van materiële activa, documentatie.

Rapportage. Ze omvatten de voorbereiding van rapportagedocumenten (informatie) voor de manager.

Afhankelijk van de grootte van de organisatieeen medewerker kan een afzonderlijke uitvoerder zijn met leidinggevende bevoegdheden (voor kleine bedrijven) en kan een volledige service leiden. Tegelijkertijd moet het hoofd van de organisatie begrijpen dat de wens om werknemers te universaliseren, taken aan te rekenen die onder de competentie van andere diensten vallen, niet altijd gerechtvaardigd is. U moet bijvoorbeeld zo'n medewerker niet laden met boekhouding, personeelsmanagement, etc. Een dergelijke vermenging heeft meestal een negatief effect op de kwaliteit van het werk. De reden hiervoor ligt in het feit dat deze verantwoordelijkheden veel breder zijn dan de verantwoordelijkheden voor het beveiligen van het werk van het kantoor, ze doordringen de hele organisatie als geheel. Daarom, goed baan, office manager moet zich concentreren op de ervaring en vaardigheden van de bovengenoemde vijf gebieden van activiteit, in plaats van verspreid ze ook breed scala aan verantwoordelijkheden wordt vaak niet gerelateerd aan het werk van de office software. In dit geval wordt de werkgever op zoek naar gekwalificeerd personeel op dit gebied mag niet worden vergeten, waarvoor hij de werknemer nodig is, en niet om de overmaat van niet-kernactiviteiten functie-eisen te brengen.