Personeelsrecords en personeelsdossiers in een kleine onderneming

In de regel, in een kleine onderneming te creërenspeciaal personeel is irrationeel. Omdat de hoeveelheid werk met personeel in kleine bedrijven meestal klein is, is personeelsdocumentatie toevertrouwd aan een van de werknemers, meestal de secretaris of accountant. En het is logisch om een ​​speciaal tarief te creëren in dit geval is eenvoudig economisch niet rendabel.

De specifieke kenmerken van een klein bedrijf zijndat personeelsdocumentatie kan worden bewaard in het minimaal toegestane volume dat voldoet aan de mogelijkheden en behoeften van een klein bedrijf, terwijl alleen de meest noodzakelijke functies worden uitgevoerd. Opgemerkt moet worden dat personeelswerk in kleine organisaties hoofdzakelijk wordt uitgevoerd als nodig, in plaats van permanent, en het gaat om de selectie en werving, ontslag van personeel, loonbeheer en controle over arbeidsdiscipline, het bepalen van de volgorde van vakanties. Desalniettemin verliest het personeelsbeleid zijn sleutelwaarde voor het creëren van een professioneel en samenhangend team niet.

Ondanks het ontbreken van een gespecialiseerde afdelingpersoneel in een kleine onderneming, is het onmogelijk om de organisatie van personeelsrecords management te verwaarlozen. Personeelsdocumentatie, zij het in een kleiner volume, moet worden gehandhaafd in overeenstemming met de vastgestelde regels en de bestaande wetgeving, en de noodzaak hiervan mag niet worden onderschat.

Legaal gezonde en degelijke organisatiekantoorbeheer biedt optimalisatie van de workflow en vermindert de hoeveelheid documentatie, verhoogt de efficiëntie van personeel. Personeel registreert managementdocumenten arbeidsverhoudingen. Zelfs de minimale lijst van documenten die nodig zijn om te doen in een klein bedrijf is vrij groot. Dit zijn de belangrijkste documenten:

• bestellingen en bestellingen voor toelating tot het werk;

• personeel;

• arbeidsovereenkomsten;

• persoonlijke kaarten;

• bestellingen voor vakanties;

• vakantie schema;

• orders voor overdracht naar een andere baan, jobcombinatie;

• ontslagbevelen;

• tijdschema's;

• interne regelgeving en arbeidsdiscipline;

• de bepaling die de bescherming van persoonsgegevens regelt;

• werkmappen en hun registratieboek;

• documentatie over arbeidsbescherming.

Alle personeelsdocumentatie uit deze lijst heeftwettelijke, en vaak commerciële waarde, wat een bevestiging is van het belang van zijn gedrag en de noodzaak van correcte uitvoering. Deze documenten bevestigen de rechten en plichten van zowel de werkgever als de werknemer en worden, indien nodig, belangrijk bewijsmateriaal in betwistbare situaties.

Het documenteren van de arbeidsrelatie zorgt ervoorpensioen-, sociale en andere garanties die door de Russische wetgeving aan werknemers worden geboden. Personeelsdocumentatie dient als basis voor het berekenen van salarissen, secundaire arbeidsvoorwaarden, bonussen, voor het bepalen van verzekeringen en anciënniteit, het berekenen van pensioenen. Daarom is een verantwoorde en foutloze benadering van het ontwerp van deze primaire bronnen belangrijk. Het niet bijhouden van gegevens kan een negatieve invloed hebben op het welzijn van zowel het bedrijf als zijn werknemers.

Helaas leidt de afwezigheid van professionele personeelsfunctionarissen bij kleine ondernemingen vaak tot een lage kwaliteit van het beheer van personeelsdossiers en, als gevolg daarvan, tot overtreding van arbeidswetten.

Help dergelijke overtredingen eerder te eliminerenhoe ze zullen worden geïdentificeerd door de arbeids- of belastinginspectie, of vertegenwoordigers van het socialezekerheidsfonds, kan worden gecontroleerd. De audit van HR-documentatie biedt een reeks acties om de juistheid van het papierwerk en de juistheid van de boekhouding te controleren. De auditors zullen een deskundige inschatting geven van de risico's in het geval van vastgestelde overtredingen en aanbevelingen doen om het HR-dossierbeheer te optimaliseren om ze te elimineren.

Door HR-documentatie te optimaliseren, kunt u dat nietalleen om boetes van de keuringsinstanties te vermijden, maar ook om de beheersbaarheid van het personeel te vergroten, de arbeidsverhoudingen transparant te maken en de rechten van hun medewerkers te beschermen.